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Política y protocolo: dos disciplinas dispuestas a entenderse

Por Diana Rubio

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“El ser humano es un ser social por naturaleza y como tal, necesita de la interacción en la comunidad para poder crecer personal y profesionalmente”.

Una de las vías a través de la cual se llega a ese desarrollo es la palabra, la cual en política, tiene un significado aún más especial. Ya en Grecia, los grandes pensadores que nos inspiran, necesitaban de la palabra para poder ser, para poder emocionar con sus discursos.

En la misma línea, a la hora de transmitir esos mensajes, existen herramientas que ayudan a potenciarlos, como es el caso del protocolo.

Hablar de esta palabra, nos lleva a pensar que solo se lleva a cabo en la realeza, e incluso el desconocimiento la asocia únicamente con la hostelería, bodas y eventos sociales. Son muchas las anécdotas que podría contar entorno a esta confusión sobre cubiertos, corbatas, pamelas y algún que otro elemento más. Pero el protocolo va mucho más allá, no solo nos podemos quedar con la percepción que se exponía anteriormente.

Aunque este término es polisémico, con relación a la comunicación, el protocolo hace referencia al conjunto de reglas establecidas por ley y /o costumbre que se llevan a cabo para implementar de manera exitosa un acto o evento, con el objetivo de transmitir correctamente el mensaje y conseguir los objetivos.

Entender el protocolo sin evento, es una incongruencia. Son dos términos y acciones de comunicación unidas y dependientes entre sí para que puedan funcionar correctamente.

Esta materia incluso se ha llegado a confundir únicamente con el denominado “sitting” o reparto de asientos. Es cierto que una de las tareas más visibles es esta, pero su ejecución tiene un mensaje intrínseco: difundir los valores de la organización.

Hay un término que no se debe perder nunca de vista al hablar de protocolo: el anfitrión.

Esta figura es la que marcará los puntos a realizar, el protocolo a seguir y el que tomará las decisiones pertinentes en cuanto a los imprevistos que puedan ir surgiendo. También será el anfitrión el que presidirá la mesa (si la hay) y el que ocupará la posición primordial en la presidencia del evento.

Protocolo lleva inherentes términos como educación, conocimiento y simbología, los cuales son esenciales para poder realizarlo correctamente en eventos:

Tiempos: saber con anterioridad los puntos a llevar a cabo, conocer el programa del evento, las personas que intervienen en él y la anticipación con la que se deben gestionar invitaciones entre otros aspectos, son tareas que dependen directamente del protocolo.

Imagen: dentro de los denominados intangibles de marketing y comunicación se encuentra la imagen, la cual, necesita del equilibrio entre mensajes y los valores del anfitrión, que se puede encontrar a través de la escena principal en la que se ejecuta el evento.

Invitados: saber con quiénes contamos, qué personas asistirán al evento, sus necesidades, la colocación de los mismos, si realizarán alguna intervención o cualquier duda que puedan tener, son elementos que dependen directamente de las personas que se encargan de implementar el protocolo.

Símbolos: si se van a utilizar logotipos, identidad de marcas, banderas, escudos, si sonará algún himno u otros componentes que tengan como objetivo el fortalecer el mensaje, la identidad y la reputación de la entidad anfitriona.

Imprevistos: aunque seamos unos grades previsores, pueden incurrir determinados errores, que el personal de protocolo deberá salvaguardar para que todo se desarrolle con normalidad.

Presidencias: saber dónde estará el foco principal del evento, la colocación de las personas que presidirán el acto, en que consistirán sus intervenciones, y los elementos dinamizadores que ayuden a la memorabilidad del acto, son elementos que se englobarían en este punto.

Medios: debemos recordar que los medios de comunicación asisten a los actos para hacer su trabajo, y es una cuestión del personal de protocolo el que puedan realizarlo con la comodidad suficiente y de manera fácil y sencilla. Estar en contacto con ellos, proporcionar los aspectos que puedan necesitar y demostrar atención, son aspectos principales de la relación entre prensa y protocolo.

Pero no solo estas dos “p” tienen sentido al unirlas, existe una última “p” que tematiza la ambientación y la materia sobre la cual versará el desarrollo del acto y la implementación de este en él: la política.

Comúnmente existen dos líneas de pensamiento dentro de la conjunción “protocolo político”: aquello que hace solo referencia a lo institucional, y por otro lado, lo que hace referencia a lo relativo a lo político, es decir, lo institucional, los partidos y otros públicos derivados del desempeño de esta disciplina.

La primera línea entiende el protocolo como aspecto institucional, teniendo sentido su gestión a nivel de cargos públicos, instituciones, cámaras, y otros órganos colegiados con representantes institucionales, sobre los cuales se aplicaría única y exclusivamente. Lo público, también es político pero el protocolo solo forma parte de esto ya que hay una normativa que así lo legitima.

Pero, si un cargo público asiste a un acto de partido, ¿qué protocolo debe seguirse, el institucional o el de partido?

Lo que se olvida en muchas ocasiones, es que los propios beneficios de la aplicación correcta del protocolo, unido a la opción de la costumbre convertida en ley, nos hacen abrir más el campo y poder hablar de la segunda línea de pensamiento, que avanza un poco más y engloba dentro de lo político no sólo lo institucional, sino también las campañas electorales, los candidatos, los partidos políticos y por consiguiente los eventos que éstos realizan.

Un evento en el que no haya un orden, en el que las personas que asistan no estén ordenadas y de esto den fe las fotografías y videos que se puedan viralizar, comunican en un sentido diferente al que normalmente se espera, de ahí que el llevar a cabo el protocolo correctamente, sea beneficioso para los eventos, para la memorabilidad de los mismos y para los archivos que finalmente quedan.

El protocolo también es un elemento que aporta contexto a la imagen. Según los símbolos, quienes intervienen y que presidencia se realiza, un evento es reconocible a través de una fotografía con el paso del tiempo.

Pero esta segunda manera de ver el protocolo político se encuentra en ocasiones con el inconveniente de su desconocimiento o malinterpretación que deriva en su no aplicación. Incluso queda relegada por debajo de las agendas mediáticas, porque el colocar a los candidatos o representantes públicos que se encuentren más mediatizados en una posición de presidencia, hará que los medios se hagan eco y saquen mayor publicación de estos eventos.

Una de las recomendaciones para su correcta ejecución, es la creación de un manual interno de procedimientos protocolarios o comúnmente conocido como manual de protocolo que refleje los organigramas, tradiciones, estatutos o normativas para la creación de las precedencias a seguir en los eventos, qué tipos de eventos realizan y que presidencia se debe seguir en cada uno de ellos, plantillas generales de materiales escritos protocolarios y de tipos de programas, cuadros de regalos, invitaciones, visitas y seguridad, por citar algunos.

Hablar de política y protocolo es hacerlo de dos disciplinas que se entienden en toda su amplitud y que demuestran los beneficios de la aplicación de una dentro de la otra tanto en ámbito institucional, como privado o mixto.

No se puede olvidar que el protocolo lleva asociado otro término que actualmente es protagonista en muchos eventos políticos: la etiqueta.

La etiqueta se ha convertido en sí misma en una herramienta de comunicación estratégica. El uso o no de la corbata, los colores de la indumentaria y los trajes dependiendo del contexto, del evento y de quienes vayan a asistir,  ayuda a que los personajes políticos (institucionales o no) empaticen con el público y complemente su imagen de manera positiva.

Aunque esta disciplina empieza a encontrar su lugar en la academia, existen muchas cuestiones que por un lado, necesitan ser explicadas con claridad y por otro, van surgiendo preguntas y paradigmas a las que aún hay que dar respuesta.

En definitiva, es necesario hacer una labor pedagógica sobre el uso de esta disciplina dentro del ámbito político, darle una mayor visibilidad demostrando sus beneficios tanto a nivel institucional como orgánico, apostando por su aplicación en los eventos que se celebren y creando nuevas líneas de investigación.

El protocolo se hace cada vez más necesario, pero su correcto conocimiento, aún más.

Redacción Acción Política

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